Wie man einem Kunden im Multichat antwortet

1. Öffnen Sie die Konversation im Ordner „Posteingang“ und klicken Sie auf „In Bearbeitung nehmen“. Sie wechselt in den Ordner „In Bearbeitung“, und Sie werden verantwortlich.
2. Klicken Sie auf „Antworten“ — unten erscheint das Antwortfeld.
3. Schreiben Sie den Text. Fertige Phrasen finden Sie in der Schaltfläche „Vorlagen“, dort können Sie sie auch nach Kategorien anlegen.
4. Dateien werden per Büroklammer oder durch Ziehen direkt auf das Feld angehängt: bis zu 10 Dateien, jede bis 10 MB. Was nicht passt, wird mit dem Hinweis „Nicht angehängt: …“ verworfen.
5. Klicken Sie auf „Senden“ oder Strg+Enter (auf dem Mac ⌘+Enter). Normales Enter — Zeilenumbruch.
6. Wenn die Frage geklärt ist — „Erledigt“. Wenn der Kunde später erneut schreibt, wird in Messengern und auf Marktplätzen eine neue Anfrage geöffnet; die Antwort auf eine E-Mail wird an die bisherige Konversation angehängt.

Die Antwort geht in denselben Kanal, aus dem die Nachricht kam: in Telegram — nach Telegram, per E-Mail — als Brief vom verbundenen Postfach. Die Schaltfläche „Schreiben“ in der Ordnerspalte erstellt eine neue E-Mail per Post.

Gelesen ist bei jedem anders. Eine fette Zeile ist für Sie ungelesen; ein Kollege, der die Konversation öffnet, entfernt die Fettschrift bei den anderen nicht. Wenn einer der Mitarbeiter geantwortet hat, gilt die Nachricht bei allen als gelesen.

Die Suche über der Liste sucht in Nachrichten und Ticketnummer. Wenn Sie mit einer nicht leeren Suche in einen anderen Ordner wechseln, fragt der Multichat, ob dort ebenfalls gesucht werden soll.

Wenn es nicht geklappt hat

• Kein Antwortfeld. Antworten ist nur in der Konversation „In Bearbeitung“ möglich: zuerst „In Bearbeitung nehmen“, dann „Antworten“.
• Bei der Zahlung der T-Bank gibt es keine Schaltfläche „Antworten“. Das ist so vorgesehen: Es ist eine Benachrichtigung der Bank, es gibt nichts, worauf man antworten könnte.
• Die Datei wurde gesendet, aber der Kunde sieht in WhatsApp eine leere Stelle. Senden Sie Fotos als JPG oder PNG, Videos als MP4. Alles andere wird als Dokument gesendet.