Hoe u een klant beantwoordt in multichat

1. Open het gesprek in de map «Inbox» en klik op «In behandeling nemen». Het verhuist naar de map «In behandeling» en u wordt de verantwoordelijke.
2. Klik op «Beantwoorden» — onderaan verschijnt het antwoordveld.
3. Schrijf de tekst. Kant-en-klare zinnen vindt u onder de knop «Sjablonen», waar u ze ook per categorie kunt aanmaken.
4. Bestanden voegt u toe met de paperclip of door ze rechtstreeks op het veld te slepen: maximaal 10 bestanden, elk tot 10 MB. Wat niet past, wordt geweigerd met de toelichting «Niet bijgevoegd: …».
5. Klik op «Verzenden» of druk op Ctrl+Enter (op Mac ⌘+Enter). Gewone Enter is een regeleinde.
6. Wanneer de vraag is opgelost — «Afgehandeld». Als de klant later opnieuw schrijft, wordt in messengers en op marktplaatsen een nieuwe aanvraag geopend; een antwoord op een e-mail wordt aan het eerdere gesprek toegevoegd.

Het antwoord gaat naar hetzelfde kanaal als waar het bericht vandaan kwam: in Telegram naar Telegram, per e-mail als brief vanaf de gekoppelde mailbox. De knop «Schrijven» in de kolom met mappen maakt een nieuwe e-mail aan.

Gelezen is voor iedereen apart. Een vetgedrukte regel is ongelezen voor u; een collega die het gesprek opent, haalt het vet bij de anderen niet weg. Zodra een medewerker heeft geantwoord, geldt het bericht voor iedereen als gelezen.

Zoeken boven de lijst zoekt in berichten en ticketnummers. Als u met een ingevulde zoekopdracht naar een andere map gaat, vraagt multichat of er ook daar gezocht moet worden.

Als het niet lukt

• Geen antwoordveld. Antwoorden kan alleen in een gesprek dat «In behandeling» is: eerst «In behandeling nemen», dan «Beantwoorden».
• Bij een T-Bank-betaling is er geen knop «Beantwoorden». Dat klopt: het is een melding van de bank, er is niets om naartoe te antwoorden.
• Het bestand is verzonden, maar de klant in WhatsApp ziet een lege plek. Verstuur foto's als JPG of PNG, video als MP4. De rest gaat als document.