Hoe je werktijden en een automatisch antwoord buiten werktijd instelt

1. Open «Instellingen» → «Regels» → tabblad «Werkdagen».
2. Stel in het blok «Werktijden van chats» de uren «Van … tot …» in (Moskouse tijd) en vink de «Vrije dagen van de week» aan. Het vinkje «We werken niet op officiële feestdagen in de RF» houdt rekening met feestdagen en verschuivingen volgens de productiekalender.
3. Klik in het blok «Kalender» op een dag om hem niet-werkend te maken of er eigen uren voor in te stellen; «Zoals in het rooster» herstelt de normale modus.
4. Schakel in het blok «Automatisch antwoord buiten werktijd» de optie «De klant automatisch antwoorden als er buiten werktijd wordt geschreven» in.
5. Kies een tekst uit «Kant-en-klare sjablonen…» of schrijf je eigen tekst. De knoppen boven het veld voegen variabelen in: naam van de klant, begin en einde van het werk, werkdagen, «Wanneer we antwoorden». Hieronder zie je een voorbeeldweergave.
6. Stel «Antwoorden na … seconden als een medewerker het bericht niet heeft beantwoord» in (0 — direct) en klik op «Opslaan» (of Ctrl+S).

Het automatische antwoord wordt één keer per niet-werkende periode in elk gesprek verstuurd, in alle kanalen behalve T-Bank en de organisatiechat. Als een medewerker tijdens de vertraging heeft geantwoord — via de multichat, via het account van een marktplaats of vanaf de telefoon — wordt het automatische antwoord niet verstuurd. Het wordt ook niet verstuurd als het gesprek al in de map «Afgehandeld» of «Prullenbak» staat.

Bovenaan het tabblad zie je of het nu werktijd is en wanneer de volgende werkperiode begint.

Als het niet lukt

• Het automatische antwoord komt niet aan. Controleer of het rooster is opgeslagen: tot de eerste klik op «Opslaan» wordt het automatische antwoord helemaal niet verstuurd.
• In het venster staat een gele waarschuwing over de planner. Een automatisch antwoord met vertraging wordt dan pas verstuurd bij het volgende inkomende bericht. Neem contact op met de serverbeheerder of stel de vertraging in op 0.
• De klant kreeg één automatisch antwoord, maar schreef drie keer. Dat is zo bedoeld — om hem niet te overladen met dezelfde berichten.